1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Widow Nia Circle – firma zajmująca się organizacją wydarzeń offline oraz profesjonalnych gier pokerowych na potrzeby prywatnych przyjęć, spotkań firmowych i eventów towarzyskich.
Dane kontaktowe administratora:
Widow Nia Circle
ul. Przykładowa 10
00-000 Warszawa, Polska
e-mail: [email protected]
strona internetowa: https://widowniacircle.com
Administrator wyznaczył osobę kontaktową odpowiedzialną za kwestie ochrony prywatności i danych osobowych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw możesz skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected].
2. Zakres zbieranych danych
W związku z korzystaniem z naszej strony internetowej oraz usług związanych z organizacją wydarzeń przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:
2.1. Dane podawane dobrowolnie przez użytkownika
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- dane organizacyjne dotyczące planowanego wydarzenia (np. rodzaj wydarzenia, liczba uczestników, preferowane terminy, zakres usług),
- treść wiadomości przesyłanych za pomocą formularzy kontaktowych i rezerwacyjnych,
- dane firmowe (np. nazwa firmy, stanowisko, NIP) – w przypadku zapytań i rezerwacji dotyczących wydarzeń korporacyjnych.
2.2. Dane zbierane automatycznie podczas korzystania ze strony
Podczas odwiedzania strony internetowej możemy automatycznie gromadzić niektóre informacje techniczne, w szczególności:
- adres IP urządzenia,
- typ i wersja przeglądarki internetowej,
- system operacyjny i typ urządzenia,
- czas spędzony na stronie, podstrony odwiedzane w ramach serwisu oraz sposób poruszania się po stronie,
- przybliżona lokalizacja oparta na adresie IP,
- identyfikatory plików cookies oraz podobnych technologii.
Dane te mogą być zbierane za pomocą plików cookies oraz podobnych technologii śledzących, zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce cookies.
3. Cele przetwarzania danych
Twoje dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów związanych z funkcjonowaniem serwisu oraz świadczeniem naszych usług. W szczególności przetwarzamy dane w następujących celach:
3.1. Obsługa zapytań i rezerwacji
- udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane za pośrednictwem formularza kontaktowego lub bezpośrednio na nasze adresy e-mail,
- przygotowanie dopasowanych ofert dotyczących organizacji wydarzeń, pakietów rozrywkowych i gier pokerowych,
- obsługa rezerwacji terminów oraz potwierdzanie szczegółów wydarzeń.
3.2. Realizacja usług i współpraca
- zawarcie i wykonywanie umów związanych z organizacją wydarzeń,
- obsługa płatności oraz rozliczeń księgowych,
- zapewnienie kontaktu operacyjnego w związku z planowaniem i realizacją wydarzeń.
3.3. Komunikacja bieżąca i posprzedażowa
- prowadzenie korespondencji w sprawie zmian, potwierdzeń lub dodatkowych wymagań dotyczących wydarzeń,
- obsługa ewentualnych reklamacji oraz zgłoszeń dotyczących naszych usług.
3.4. Cele marketingowe
- przesyłanie informacji marketingowych i promocyjnych dotyczących wydarzeń, pakietów oraz usług Widow Nia Circle – jeśli wyrazisz na to zgodę,
- organizacja akcji promocyjnych, konkursów lub wydarzeń specjalnych, o ile bierzesz w nich udział.
3.5. Cele analityczne i statystyczne
- analiza sposobu korzystania ze strony internetowej w celu jej optymalizacji,
- badanie satysfakcji klientów i jakości obsługi,
- tworzenie zagregowanych statystyk dotyczących funkcjonowania serwisu (bez możliwości identyfikacji konkretnych osób).
3.6. Zapewnienie bezpieczeństwa i dochodzenie roszczeń
- zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, zapobieganie nadużyciom i atakom,
- ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, w tym archiwizacja korespondencji i informacji związanych ze współpracą.
4. Podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”). W zależności od celu przetwarzania, podstawami prawnymi są:
4.1. Niezbędność do wykonania umowy lub działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Dotyczy w szczególności:
- obsługi zapytań i rezerwacji,
- zawarcia i realizacji umów dotyczących organizacji wydarzeń i pakietów rozrywkowych,
- komunikacji operacyjnej w związku z realizacją usług.
4.2. Zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
Dotyczy sytuacji, w których wyraziłeś/aś dobrowolną i świadomą zgodę, w szczególności na:
- otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
- wykorzystanie niektórych plików cookies do celów marketingowych lub analitycznych (w zależności od ustawień Twojej przeglądarki i zgód wyrażonych w banerze cookies).
Zgodę możesz w każdej chwili wycofać – nie wpływa to jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
4.3. Obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
Dotyczy w szczególności:
- wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych,
- wykonywania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych oraz innych przepisów prawa.
4.4. Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Za prawnie uzasadnione interesy administratora uznajemy w szczególności:
- prowadzenie analiz i statystyk dotyczących funkcjonowania strony i jakości obsługi,
- zapewnienie bezpieczeństwa serwisu oraz sieci,
- dochodzenie i obronę przed ewentualnymi roszczeniami,
- prowadzenie ograniczonych działań marketingu bezpośredniego do obecnych klientów, w zakresie zgodnym z obowiązującymi przepisami.
5. Udostępnianie danych osobowych
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie uprawnionym podmiotom w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów. W szczególności mogą to być:
- podmioty świadczące na naszą rzecz usługi techniczne i organizacyjne, takie jak: dostawcy usług hostingowych, serwisów mailingowych, systemów rezerwacyjnych, narzędzi analitycznych,
- partnerzy współpracujący przy organizacji wydarzeń (np. podwykonawcy obsługujący elementy wydarzeń), w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji usługi,
- biura rachunkowe oraz inni dostawcy usług księgowych i doradczych,
- podmioty zapewniające obsługę prawną, windykacyjną lub doradczą – w razie konieczności dochodzenia roszczeń lub obrony naszych praw,
- organy publiczne lub inne podmioty uprawnione do dostępu do danych na podstawie przepisów prawa – wyłącznie w zakresie wymaganym przez te przepisy.
W każdym przypadku przekazywanie danych odbywa się z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa i na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych, jeśli jest to wymagane przepisami RODO.
W zasadzie nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeśli korzystanie z określonych narzędzi (np. narzędzi analitycznych) wiąże się z takim przekazaniem, odbywa się ono wyłącznie w oparciu o odpowiednie mechanizmy prawne przewidziane przez RODO (takie jak standardowe klauzule umowne) oraz z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak – otrzymać ich kopię oraz informacje o sposobie ich przetwarzania,
- prawo do sprostowania danych – jeśli dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia,
- prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – możesz zażądać usunięcia danych, jeśli nie ma już podstaw do ich dalszego przetwarzania lub jeśli sprzeciwisz się ich przetwarzaniu, a nie występują nadrzędne, prawnie uzasadnione podstawy ich przetwarzania,
- prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub wniosku o sprostowanie danych),
- prawo do przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym przez RODO możesz otrzymać dostarczone nam dane w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazać je innemu administratorowi,
- prawo do sprzeciwu – możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania; w szczególności przysługuje Ci prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego,
- prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane z naruszeniem przepisów, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aby skorzystać z przysługujących praw, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem kanałów wskazanych w sekcji Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po jego upływie w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub niezbędnym do ochrony naszych praw. W szczególności:
- dane przetwarzane w celu obsługi zapytań i przygotowania ofert – przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy od daty ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy lub wyrażona zostanie zgoda na dalszy kontakt marketingowy,
- dane związane z realizacją umów i wydarzeń – przez czas obowiązywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów prawa (co do zasady do 6 lat),
- dane przetwarzane w celach księgowych i podatkowych – przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy),
- dane przetwarzane na podstawie zgody w celach marketingowych – do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego,
- dane techniczne i statystyczne zbierane za pomocą plików cookies – zgodnie z ustawieniami plików cookies oraz zasadami wskazanymi w Polityce cookies.
Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację konkretnej osoby.
8. Bezpieczeństwo danych osobowych
Dokładamy szczególnej staranności, aby zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zwłaszcza w kontekście organizacji wydarzeń o charakterze rozrywkowym i towarzyskim. W tym celu stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak:
- stosowanie bezpiecznych połączeń szyfrowanych (protokół HTTPS) w komunikacji ze stroną internetową,
- regularne aktualizacje oprogramowania serwerowego i komponentów serwisu,
- środki kontroli dostępu do systemów i danych, ograniczające dostęp wyłącznie do upoważnionych osób,
- stosowanie haseł spełniających określone wymogi bezpieczeństwa oraz procedur zarządzania uprawnieniami,
- tworzenie kopii zapasowych kluczowych danych,
- zobowiązanie osób współpracujących i podmiotów przetwarzających dane do zachowania poufności i stosowania odpowiednich zabezpieczeń.
Mimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa należy pamiętać, że żadna forma transmisji danych przez Internet nie gwarantuje stuprocentowego bezpieczeństwa. W przypadku powzięcia informacji o możliwym naruszeniu bezpieczeństwa danych prosimy o niezwłoczny kontakt z nami.
10. Zmiany w polityce prywatności
Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:
- zmian w obowiązujących przepisach prawa dotyczących ochrony danych osobowych,
- dostosowania do nowych funkcjonalności strony internetowej lub zmian w zakresie świadczonych usług,
- wdrażania nowych rozwiązań technologicznych związanych z organizacją wydarzeń i obsługą użytkowników.
O istotnych zmianach w Polityce prywatności będziemy informować poprzez opublikowanie zaktualizowanej wersji dokumentu na stronie internetowej wraz z odpowiednią adnotacją o dacie wejścia zmian w życie. W wybranych przypadkach (np. w razie istotnych zmian zasad przetwarzania danych) możemy także poinformować Cię o zmianach w formie dodatkowego komunikatu na stronie lub drogą elektroniczną, o ile będzie to możliwe.
11. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych
Jeśli masz pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności, sposobu przetwarzania danych osobowych lub chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami:
Widow Nia Circle
ul. Przykładowa 10
00-000 Warszawa, Polska
e-mail do spraw ochrony danych: [email protected]
ogólny kontakt w sprawie usług i wydarzeń: poprzez formularz na stronie Kontakt
Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje dotyczące ochrony danych osobowych.